頑張る社員の24時❷複合機は深夜詰まる。出力＆製本の鉄則ビッグ４

中小クラスの、資料出力＆製本にご用心。

あなたのまわりにも、30ページで30部ほどある企画書や資料の出力・製本作業を「明日の朝一までにやっといて。」と当たり前のように指示して帰ってしまう上司や先輩がいるのではないでしょうか。

夜22時。同僚や後輩も帰りオフィスにはあなた1人です。「何とかなる。」と楽観しているものの時間は刻々と過ぎていきます。そして午前0時、徹夜を共にする頼もしい相棒は、いつもの「お約束」をやらかしてくれるのです。

何でいま？　コピー機（複合機）は本番に弱い。

重要なプレゼンや会議を控えたヤマ場の徹夜作業の想定外がコピー機の「紙詰まり」と「トナー不足」です。30ページの企画書30冊の出力・製本ではこれ以外にも、500枚セットの紙が2束必要であり、ホチキスも短針では貫通しないため、大型もしくは小型の長針ホチキスが必要です。

★ビジネス緊急対応マニュアル24★

資料の大量出力＆製本の‟鉄則ビッグ４”～出力の奥義

 

【事前準備】～20:00

手順① マックス小型ホチキス（40枚綴じ）とレール式クリアホルダ（綴じ込みレール＋クリアシート）を事前に準備しておく。※買いだめがお勧め、どちらも対応枚数に制限あり。

 

手順② 複数（2-3台以上）のコピー機（複合機）に「〇〇が使用中」と貼紙して占拠し用紙と予備トナーを集める。※ドラム交換に要注意。

 

【出力開始】20:00～

鉄則❶ コピー機（複合機）は「２-3台以上でフル稼働」

☞基本は「トリプルスタンバイ」です。２～３台以上をフル稼働させて作業時間を短縮するとともに、故障時も作業を進めながら時間ロスを回避します。
 

鉄則❷ 「緊急コピー用1部」を先に出力し,遅れに備える。

☞大量に出力すると複数台が同時に不調になることがあります。複合機やコピー機からの直接出力は美しいですが、多少汚くてもコピー対応で部数を稼げるよう「緊急コピー用の1部」を出しておきましょう。※コピーで良ければこれがベスト。

鉄則❸ 「一部差し替え対応あり」を前提に。

☞場合によっては、出力中、製本中、使用直前も内容修正や誤植による差し替えが発生する可能性があります。ガチガチに製本せずに直前まで柔軟に対応できるようにしておきましょう。

鉄則❹ 1人では手に負えない出力・製本は「キンコーズ」

☞店舗によっては24時間営業や深夜、早朝対応が可能なところがあります。資料は製本までしてくれますので事前にインターネットで調べて電話してみましょう。時間を買う、残業の人件費減らすと言う点で決して高くないはずです。
 
 

「私もさんざんやってきた。」は本当か。

私も「やっといて。」と指示する上司や先輩と数々のお仕事をさせて頂きましたが「本当にやってきたのか。」という疑問を抱くことが多々ありました。

なぜならば、貴重な経験を積んでいる方がこれだけ多いにも関わらず、仕事を早く終わらせるためのコツや徹夜を回避するための「具体的な」アドバイスを伝授して頂いたことがほとんどないからです。

さらに効率的に、短時間で終わらすための技術を若手や後輩にはきちんと伝えるべきであると私は考えます。そして圧縮できた時間を、考えることや新しいことへの挑戦にあてることができるはずです。あなたはいかがでしょうか。


苦労は強要しない。　あなたを応援しています。　by isso

マックス小型ホッチキス（40枚綴じ）

☞このホチキスは本体が小さく、針も細いのですが40枚程度の資料であれば貫きます。大型のホチキスもありますが持ち歩けないのと針が特殊で太いため使いづらく利便性は高くありません。可能であればダブルスタンバイがお勧めです。